Neo Books för planering och uppföljning av publikationer

Institutet för hälsa och välfärd (THL) har tagit i bruk Anygraafs program Neo Books för att effektivera planeringen och hanteringen av sina publikationer. THL blev pilotanvändare av Neo Books när systemet installerades i september 2009. THL deltar fortfarande intensivt i vidareutvecklingen av programmet.

Institutet för hälsa och välfärd (THL)

Institutet för hälsa och välfärd (THL) är ett forsknings- och utvecklingsinstitut inom social- och hälsovårdsministeriets förvaltningsområde. Institutet har till uppgift att främja befolkningens välfärd och hälsa, att förebygga sjukdomar och sociala problem samt att utveckla social- och hälsotjänsterna. Institutet är statistikmyndighet inom sin sektor samt sörjer för kunskapsunderlaget inom sitt uppgiftsområde och nyttiggörandet av underlaget.

Stora utmaningar i produktion av publikationer

THL har en omfattande produktion av publikationer. Institutet publicerar över 1 000 internationella vetenskapliga artiklar per år. I egna publikationsserier utges årligen ca 150 titlar. Utöver sina egna publikationsserier ansvarar THL från början av år 2010 också för produktionen av social- och hälsovårdsministeriets publikationer.

För att svara mot dessa växande utmaningar behövde institutet ett system som särskilt väl lämpar sig för att hantera produktionstidtabeller och materialtransport.

"Vi började söka en ny helhetslösning när det stod klart att vi skulle producera mera med samma personal", berättar THL:s publikationschef Maria Kuronen. "Vi behövde effektivera verksamheten och komma bort från ett arbetsflöde som baserade sig på individuellt minne och e-post. För detta behövde vi ett system som grundar sig på gemensam databas".

Rapporter, beställningar och meddelanden mellan olika användare i publikationsproduktionen gjordes tidigare manuellt, vilket var arbetsdrygt, tog lång tid i anspråk och medförde risk för fel och misstag.

Utöver tryckarbeten beställer THL också ombrytning hos underlevantörer. Materialhanteringen och -överföringen till ombrytare behövde utvecklas. Publikationernas textförfattare är för det mesta THL:s egna experter som är stationerade i olika delar av Finland. Därför behövdes smidigt arbetsflöde för sändning och redigering av manuskript. Redan när systemet anskaffades fanns utsikter till att det senare kan utvidgas till enheter under social- och hälsovårdsministeriets administration.

Anygraafs Neo

THL valde Anygraafs förslag till lösning efter rekommendation av sin konsult inom grafiska och publikationsbranschen. Anygraafs nya produktlinje Neo motsvarar de ställda kraven tack vare sin smidighet. Neo Books, som särskilt riktar sig till bokförlag, täcker på ett utomordentligt sätt THL:s behov. THL är första användare av Neo Books och många av programmets egenskaper har utvecklats i samarbete med institutet.

"Projektet visade sig vara ett utvecklingsprojekt i större grad än vi först hade räknat med och hösten var mycket intensiv, men vi tror att både parter drog nytt av detta", säger Maria Kuronen.

Samarbete och gemensam utveckling

I början av samarbetet definierade Anygraaf och THL:s förlagsredaktörer gemensamt arbetsflödet, med beaktande av manuskriptredigering och -godkännande, ombrytning och korrektur, tryckeriarbete och den slutliga utgivningen. Publikationernas metainformation - bl a ISBN-nummer, formatinformation, författaruppgifter, referensord - definierades och gavs en visuell och ändamålsenlig indelning i olika flikar i gränssnittet.

I takt med att projektet avancerade utvecklades olika automatiska alarm- och rapportfunktioner. När en bok har gått till tryckeriet får THL:s informationsservice automatiskt alarm om detta. Informationsservicen kan i god tid förse boken med referensord och uppgifterna går genom systemet till rätta mottagare. Rapporter skapas vid behov, t ex i xml-format till bokförmedlare. "Även om THL:s egen it-miljö ställer höga säkerhetskrav ser vi redan nu klara fördelar i olika skeden av arbetet när information går smidigt från ett system till ett annat".

Under hela projektplaneringen beaktades att samma system kommer att användas av ett flertal olika förläggare. Därför var det klart att lösningarna skulle vara så smidiga och allmänna som möjligt.

Nya insikter och smidiga lösningar

Neos projektkalender knöts till statusvärden som används i THL:s arbetsskeden. Så byggdes en visuell vy som enkelt åskådliggör hur olika projekt avancerar. Kalendern visar också hur ändrade tidtabeller påverkar helheten. Projektkalendern får allt större betydelse när antalet publikationer ökar och resurser som behöver hanteras finns på flera olika avdelningar, arbeten utförs av underleverantörer och tidtabeller måste hållas.

Till publikation kan anslutas dokument som t ex förlagskontrakt, synposis, pärmbild eller t o m hela manuskriptet. Neo Books erbjuder THL:s användare också möjlighet att via webbläsare spara manuskriptet direkt i systemet. Författarma loggar in med egna lösen i en webbläsare varhelst i Internet, ser bara de publikationer där de själva är författare och kan spara sitt manuskript i rätt publikation.

Planer för framtiden

Denna systemlösning täcker för närvarande THL:s egna behov i produktionen av publikationer. Programmet hanterar institutets egna publikationer och klarar också behov hos övriga institut och ämbetsverk som i framtiden kommer med.

För tidningen Tesso, som THL ger ut tillsammans med social- och hälsovårdsministeriet, finns redan preliminära planer. Då behövs ett riktigt redaktionssystem där texter, bilder och sidor hanteras i Neo och sidplaneringen visualiseras i programmet Planner. Själva ombrytningen sker som vanligt i Adobes program InDesign.