Choose language:

Anygraaf

Tuotekehitys

Anygraafin liikevaihdosta suunnataan jatkuvasti yli 20 % tuotekehitykseen.

Jatkuvuus

Monien asiakkaiden kanssa on tehty yhteistyötä jo yli 20 vuotta.

Asiakaslähtöinen ajattelutapa

Kiitetty järjestelmätuki perustuu alan huippua edustavaan asiantuntemukseen ja välittömään asiakaskontaktiin. Yhteistyössä asiakkaan kanssa etsitään entistä parempia työkaluja ja toimintatapoja liiketoiminnan kehittämiseen. Useat kehitysideat tulevat asiakkailta

Kokemus

Pitkä kokemus asiakaskunnan toimialasta antaa hyvät mahdollisuudet tukea asiakasta kaikissa järjestelmän elinkaaren vaiheissa.

Kotimaisuus

Anygraafin strategia on pitää tuotekehitys lähellä asiakaskuntaa. Tuotekehitys on ketterää, täsmällistä ja nopeaa.

Neo Books by Anygraaf hallitsee julkaisutuotannon suunnittelun ja seurannan

Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL) tehosti julkaisujen toteuttamisen suunnittelua ja hallintaa ottamalla käyttöön Anygraafin Neo Books -ohjelman. THL oli järjestelmän pilottikäyttäjä: ohjelman ensimmäinen asennus asiakkaan palvelimelle tehtiin syyskuussa 2009. THL on edelleen tiiviisti mukana ohjelman kehitystyössä.

Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL)

Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL) on sosiaali- ja terveysministeriön hallinnonalalla toimiva tutkimus- ja kehittämislaitos, jonka tehtävänä on väestön hyvinvoinnin ja terveyden edistäminen, sairauksien ja sosiaalisten ongelmien ehkäiseminen sekä sosiaali- ja terveyspalveluiden kehittäminen. THL toimii myös alansa tilastoviranomaisena.

Haasteellinen julkaisutuotanto

THL:llä on laaja julkaisutuotanto. Kansainvälisiä tieteellisiä artikkeleita julkaistaan vuosittain yli 1000 ja omissa julkaisusarjoissa ilmestyy noin 150 nimekettä vuosittain. Omien julkaisusarjojen lisäksi THL:n Julkaisuyksikkö vastaa vuoden 2010 alusta myös sosiaali- ja terveysministeriön julkaisujen tuottamisesta. Julkaisumäärien kasvaessa entisestään tarvittiin erityisesti tuotannon aikataulutuksen ja aineiston liikkumisen hallintaan sopivaa järjestelmää. "Uutta kokonaisratkaisua lähdettiin etsimään, kun selvisi, että joudumme jatkossa tuottamaan samalla henkilömäärällä yhä enemmän", kertoo THL:n julkaisupäällikkö Maria Kuronen. "Meidän oli tehostettava toimintaa ja pyrittävä pois muistinvaraisesta, sähköpostiin perustuvasta työnkulusta. Tähän tarvitsimme yhteisen, tietokantaan perustuvan järjestelmän."

Julkaisutuotannon tarvitsemat raportit, tilaukset ja viestit eri toimijoille tehtiin melko työläästi käsin, mikä luonnollisesti vei aikaa ja lisäsi virheiden mahdollisuutta.

Painotöiden lisäksi THL teettää myös taittotöitä alihankintana, ja aineiston hallintaa ja siirtoa taittajille oli myös tarve kehittää. Julkaisujen tekstien kirjoittajat ovat enimmäkseen THL:n asiantuntijoita, joita on eri toimipisteissä eri puolilla Suomea. Siksi myös käsikirjoitusten lähettämiseen ja käsittelyyn kaivattiin sujuvia työnkulkuja. Jo järjestelmän hankintavaiheessa oli näköpiirissä, että se saattaa myöhemmin laajentua muihin sosiaali- ja terveysministeriön hallinnonalan laitoksiin. Laajentamista pohditaan osana laajempaa julkaisutuotannon kehitystyötä.

Anygraaf Neo

Anygraafin tarjoamaan ratkaisuun THL päätyi graafisen- ja julkaisualan konsultin suosituksesta. Anygraafin uusi tuotelinja Neo vastaa asetettuihin haasteisiin joustavuudellaan; erityisesti sen kirjankustantajille suunnattu Neo Books kattaa erinomaisesti THL:n tarpeet. THL on Neo Booksin ensimmäinen käyttäjä ja heiltä saatiin heti alusta alkaen arvokasta palautetta ja käyttökokemuksia. Monet ohjelman piirteistä ehdittiin kehittää THL:n toiveiden mukaisiksi ennen käyttöönottoa. Anygraafin tapa tehdä järjestelmäratkaisuja ja järjestelmäkehitystä yhdessä asiakkaan kanssa osoitti erityisesti tässä pilottihankkeessa, että usein parhaat toiveet ja parannusehdotukset tulevat asiakkailta.

"Projekti osoittautui enemmän kehitysprojektiksi kuin aluksi oletimme ja syksy oli kiireinen, mutta uskomme, että lopulta tästä hyötyivät molemmat osapuolet", toteaa Maria Kuronen.

Yhteistyötä ja ketterää kehitystä

Yhteistyön käynnistyessä Anygraaf määritteli yhdessä THL:n kustannustoimittajien kanssa julkaisutuotannon työnkulun vaiheet. Vaiheistuksessa otettiin huomioon käsikirjoituksen editointi ja hyväksyttäminen, taittotyö korjauskierroksineen, painon vaatima aika ja lopullinen julkistaminen. Myös julkaisuihin liittyvät metatiedot - mm. ISBN-numerot, formaattitiedot, tekijätiedot, asiasanoitukset - määriteltiin ja mietittiin niiden havainnollinen ja tarkoituksenmukainen jaottelu eri välilehdille käyttöliittymässä.

Projektin edetessä mietittiin myös millaisia automaattisia hälytyksiä ja raportteja tarvitaan. Hälytys ilmoittaa automaattisesti esimerkiksi THL:n tietopalvelulle painoon lähteneestä kirjasta. Tietopalvelu voi hyvissä ajoin asiasanoittaa kirjan, ja tiedot välittyvät järjestelmän kautta sinne, missä niitä tarvitaan. Julkaisuista luodaan tarpeen vaatiessa raportteja, koska järjestelmä sisältää kaiken tarpeellisen tiedon julkaisusta on tarvittavat tiedot helppo koota ja tallettaa tarvittavaan muotoon. Mm. Kirjavälitykseen julkaisutiedot välitetään ONIX-yhteensopivana xml-raporttina. "Vaikka THL:n oma IT-ympäristö on varmasti haasteellinen tiukkojen tietoturvaratkaisujensa takia, niin näemme nyt selkeitä etuja työvaiheissa, joissa tieto siirtyy järjestelmästä toiseen sujuvasti".

Koko suunnitteluprojektin ajan pidettiin mielessä, että samaa järjestelmää tulevat käyttämään monet eri julkaisijat ja tehdyt ratkaisut säilytettiin mahdollisimman joustavina ja yleisinä.

Uusia oivalluksia ja sujuvia työnkulkuja

Neon projektikalenteri liitettiin THL:n käyttämiin työvaiheiden statuksiin ja näin saatiin visuaalinen näkymä, jossa muutamalla silmäyksellä voi nähdä projektit ja niiden etenemisen. Kalenterissa voi myös muuttaa aikatauluja tarvittaessa ja nähdä kuinka muutos vaikuttaa kokonaistilanteeseen. Projektikalenteri tulee yhä tärkeämmäksi kun julkaisujen määrä lisääntyy ja hallittavia resursseja on usealla osastolla, töitä teetetään alihankintana, mutta aikatauluissa pysyminen ja valmistumisaikataulut ovat tärkeitä ja seurattavia asioita.

Julkaisuun voidaan liittää dokumentteja kuten kustannussopimus, tiivistelmäteksti, kannen mainoskuva, haluttaessa vaikka koko käsikirjoitus. THL:n tarpeisiin on Neo Booksiin lisätty ominaisuus, jolla kirjoittajat voivat tallettaa käsikirjoituksen suoraan selaimen kautta järjestelmään. Kirjailijat kirjautuvat omilla tunnuksillaan miltä tahansa Internet-yhteydessä olevalta tietokoneelta järjestelmään. He näkevät kirjautumisensa perusteella vain ne julkaisut, joissa ovat kirjoittajina ja voivat siirtää käsikirjoituksen omalta koneeltaan oikean julkaisun aineistoiksi.

Jatkosuunnitelmia

THL:n julkaisutuotannon tarpeisiin riittää hyvin ohessa kuvattu kokonaisuus. Ohjelmistolla pystytään käsittelemään omat julkaisut ja täyttämään jatkossa mahdollisesti mukaan tulevien muiden sisarlaitosten ja -virastojen tarpeet. THL:n ja sosiaali- ja terveysministeriön yhdessä julkaiseman Tesso-lehden osalta on myös alustavia suunnitelmia. Lehden teossa tarvitaan aito toimitusjärjestelmä, jossa tekstit, kuvat ja taittotiedostot hallitaan Neolla ja lehden sivusuunnittelu tehdään visuaalisesti Planner-ohjelmalla. Itse taittotyö tehdään tuttuun tapaan Adoben InDesign-ohjelmalla.


Lähetä linkki

Tulevat tapahtumat